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湖北省机关档案工作业务建设规范

发布时间:15-11-17 来源:湖北省档案信息网

                                   鄂档规〔2011〕6号
                  (1999年3月印发,2011年7月修订)
  为了适应新形势下机关档案工作的需要,提高机关档案工作规范化、标准化和现代化水平,更好地为机关各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《湖北省档案管理条例》等规定,结合湖北省机关档案工作实际,制定本规范。
  一、档案工作机构与人员
  机关应建立综合档案室,配备档案人员,集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
  在行政中心(大楼)集中办公的多个机关,可以建立联合档案室性质的档案(文件)管理中心,集中管理大楼内多个机关的档案。
  二、档案工作主要任务
  (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,制定本机关、本系统档案工作规章制度。
  (二)按照《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》的规定,向同级档案行政管理部门办理档案登记。
  (三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案,确保档案的齐全、完整、安全。
  (四)运用现代化手段,积极开发利用档案信息资源,为机关各项工作服务。
  (五)按照《中华人民共和国政府信息公开条例》及相关规定,向同级国家综合档案馆报送政府公开信息。按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定,向同级国家综合档案馆移交档案资料。
  (六)对机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作和系统档案工作进行业务监督和指导。
  (七)完成上级领导交办的其它工作。
  三、档案用房及设施设备
  (一)档案用房
  机关应设置档案库房、阅档室和档案员办公室,并实行三室分开。成立满20年和实物档案多的机关,还应建立实物档案室。形成档案特别多的机关,应根据工作需要设置档案整理和信息化等技术工作用房。
  档案用房应相对集中,不宜设在楼房的最高或最底层,以利于档案安全管理和防潮、防漏。安装密集架的档案库房地面活荷载不应小于12kNm2(1Kg等比于9.8N)。库房应安装铁门、铁窗。
  实物档案室是保管和展示本单位实物档案的专门场所,具有实物档案保管和陈列双重功能。
  (二)设施设备
  机关档案室应配备密集架或铁皮柜、防磁柜等标准档案装具,配置防火、防盗报警系统及灭火器材等安全管理设施和除湿机、空调机、温湿度记录仪、计算机、扫描仪等基本设备。
  四、档案工作制度
  (一)本机关档案工作制度
  1、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表(简称机关档案三合一制度,格式见附件1)。分类方案按档案门类结合机关档案分类方法编制;归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的文件材料;保管期限应符合国家相关规定。
  各级直属一级机关档案三合一制度应报送同级档案行政管理部门审批;垂直管理机关档案三合一制度应报送同级档案行政管理部门备案;二级以下单位档案三合一制度应报送主管机关审批。
  2、档案管理制度。对本机关文件材料收集、整理、归档,档案保管、保密、统计、鉴定和销毁等作出规定。
  3、档案利用制度。对利用档案的权限、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等作出规定。
  (二)系统档案工作制度
  对机关直属单位和系统档案工作的监督管理和专业档案管理工作作出规定。
  五、归档文件材料的收集
  (一)收集范围
  反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案三合一制度执行。实行无纸化办公的机关,应做到电子文件与纸质文件双套制归档。
  属于国家所有的档案,任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。
  国家禁止归档的文件材料,不得擅自归档。
  (二)归档时间
  机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束(竣工)或中止后3个月内归档。设备随机文件材料在开箱时归档,安装及维修文件材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档,在财务部门保存一年后向综合档案室移交。专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档,国家有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等即时归档。
  (三)归档责任与要求
  文件材料由承办部门负责收集、整理、归档,由承办部门负责人签字负责。
  归档文件材料应齐全完整,整理质量应符合相关标准、规范的要求。
  移交档案、资料应填写《档案交接文据》(格式见附件2);移交电子档案应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(格式见附件3)。
  六、归档文件材料的整理
  归档文件材料的整理原则是:遵循形成规律,保持有机联系,区分保管期限,便于管理和利用。
  (一)全宗的设立
  具有独立法人资格的立档单位设立全宗。内设机构不设立全宗。派出性机构一般不单独设立全宗。机关档案全宗的具体设立与编号由同级档案局(馆)确定。
  全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗应并列列出单位名称。乡、镇、街道办事处汇集全宗名称直接用其行政区划名称。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称,变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。
  (二)文书文件材料的整理
  2000年以前形成的文书文件材料,按《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)的规定,立卷整理。
  2001年以后形成的文书文件材料,按《归档文件整理规则》(DA/ T 22)和《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档规〔2011号)的规定,以件为单位整理。通过分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号(档号编制方法见附件4)、编目、装盒、排架等步骤完成整理工作。
  (三)科技文件材料的整理
  科技管理性文件材料归入文书档案。科技项目形成的文件材料遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822)的规定,按项目集中、赋予代号、立卷整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。
  1、基建文件材料整理。基建文件材料参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28)的规定整理。基建项目多的单位,应按项目性质或用途对项目进行分类;项目少的单位可不对项目进行分类。基建档案应按项目归档顺序编制项目代号。同一项目的文件材料一般可按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收、组织管理及运行与维护等建设管理流程组卷、排列。项目复杂的,可在项目内按单项工程分类整理。技术图纸按专业组卷,按图纸编号排列卷内文件,在图纸图标附近空白处加盖档号章;其它文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档号章。文件材料采用整卷装订或单件装订方式。编制卷内目录和案卷目录(格式见附件5)。
  2、设备仪器文件材料整理。设备仪器(以下简称设备)多的单位,应按设备用途对设备进行分类;设备少的单位可不对设备进行分类。设备档案按台(套)集中,按归档顺序编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一般可按立项审批、采购、开箱验收、安装调试、运行维护等阶段组卷、排列。
  3、科研文件材料整理。科研文件材料按照《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2)的规定整理。科研项目多的单位,应按科研性质对课题进行分类;科研项目少的单位可不对课题进行分类。科研档案按课题集中,按归档顺序编制课题代号。同一科研项目的文件材料一般按课题立项、研究方案、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用、组织协调等科研流程组卷、排列。
  (四)会计文件材料的整理
  财务管理性文件归入文书档案。会计核算材料按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》(DA/T 39)等规定整理。
  会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告和其他四类,立卷整理。凭证按会计科目、性质结合时间组卷;账簿一般一本一卷;财务报告中的年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一卷。卷内材料编页号。案卷按类型时间顺序排列,一般编制跨年度大流水案卷号,案卷数量特别多的单位可分年度编制小流水案卷号。
  (五)声像材料的整理
  照片、录音、录像材料分别整理。通过分类、装盒、排列、编号、编目等步骤完成整理工作。
  1、照片的整理。照片档案按《湖北省照片档案规范管理指导意见》(鄂档规〔20112号)的规定整理。
  2、录音录像的整理。录音、录像带分别整理。一般按保管期限年度问题分类。问题可分为会议、视察检查、其他活动等。录音、录像档案少的单位可不设问题类。保管期限参照文书档案确定。录音、录像档案以件(盘、盒)为单位在保管期限内编制大流水档号,编制声像档案目录。模拟录音、录像文件应转换为数码文件保存。
  (六)电子文件材料的整理
  电子文件按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)的规定整理。电子文本文件应按国家规定的通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。
  电子文件可采用在线或离线方式归档。离线备份介质按载体类型分类,按年度排列、编号,编制目录。
  离线备份介质应编制标签,注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据。
  (七)实物的整理
  实物分为奖品、印章、字画、赠品和其他类,按形成或针对年度顺序排列、编号,编制实物档案保管单位目录。
  (八)专业文件材料的整理
  专业文件材料一般按专业性质分类,以项目为单位组卷,以件为单位排列、编号,编制案卷目录。国家有专门规定的按其规定。
  按管理对象建立的专业档案,一般按照一人(户、案件等)一档、一档一号的原则立卷整理。
  机关编辑的图书和期刊等按书刊名称组卷。卷内文件材料按印刷本在前,定稿在后的顺序排列。编制卷内文件目录和案卷目录。
  七、档案的保管
  (一)防护措施。库房应采取防火、防盗、防高温、防潮、防水、防尘、防紫外线、防有害生物等管理措施,保持清洁卫生,禁放杂物。磁性载体档案应采取防磁措施。
  (二)柜架及档案排列。档案柜架与窗户垂直排放。档案应分门别类,按从上至下,从左至右的顺序排列。永久、长期或30年保管期限的档案可接续排列;短期或10年保管期限的档案宜单独排列。
  档案柜架标签(格式见附件6)应标明档案门类及类别、起止年度、保管期限等。
  (三)温湿度控制。库房应做好温湿度控制和记录(格式见附件7,档案数量多的单位宜采用自动周记仪)工作。库房温度应控制在14℃-24℃之间,相对湿度应控制在45%-60%之间。温湿度记录保存2年。
  (四)定期检查。室藏档案应每年进行一次全面清点检查。档案人员调整时,应对档案进行清点交接。
  (五)建立全宗卷。机关应按《全宗卷规范》(DA/T 12)的规定建立全宗卷。存放全宗介绍、组织沿革和档案管理过程中形成的各种备查文件材料。
  八、档案的移交
  (一)移交期限。省直及市、州直机关自形成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案向同级国家综合档案馆移交;县(市、区)直及乡镇、街道办事处机关自形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案向县(市、区)级国家综合档案馆移交。国家另有规定的从其规定。撤销单位应及时将全部档案向同级国家综合档案馆或接续其职能的机关移交。
  个别单位利用和变更频繁的专业档案,经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。立档单位因保管条件不善,可能导致档案损毁的,经档案馆同意,可以提前向档案馆移交档案。
  (二)移交要求。移交档案的整理质量应符合相关规定;纸质档案和相关目录及资料同时移交;电子档案按国家规定和档案行政管理部门的统一要求移交;涉密档案在移交前应进行解密鉴定;移交目录的份数按当地档案局(馆)的规定执行。
  向档案馆移交的档案应接受档案馆的检查(检测)验收。移交时应填写交接文据,办理交接手续。
  九、档案的统计、鉴定及销毁
  (一)档案统计。机关档案部门应按规定填报《全国档案事业统计年报》及档案行政管理部门和上级业务主管部门要求上报的档案业务统计表,建立本机关档案收进移出、鉴定销毁、利用和数字化等情况的统计台账。
  (二)档案鉴定。划分档案保管期限鉴定,由档案整理人员按经批准的本机关档案三合一制度执行,由办公室主任审定;保管到期档案的存毁鉴定,应组织鉴定小组,制定工作方案,按国家有关规定,采取逐件审查档案原文的方式定期集中进行,由机关主要领导审批;档案解密鉴定按照国家保密局和国家档案局制定的相关规定执行。
  (三)档案销毁。对失去保存价值的档案,由鉴定小组编制书面鉴定报告和档案销毁清册(格式见附件8),经机关主要领导审批后,指定2人监销。销毁档案应采取不可逆的方式销毁档案载体。档案销毁清册永久保存。
  机关销毁会计档案应报请同级财政和审计部门派人监销。保管到期但涉及未结清债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁。
  十、档案的开发利用
  (一)检索工具
  机关应编制文书档案归档文件目录,科技、会计、声像、电子、实物、专业档案案卷(保管单位)目录。
  (二)档案利用
  机关保管的档案应积极为本机关和上级机关提供利用服务。涉及社会管理和民生的档案应按《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定,对公民、法人和其他组织提供利用。机关工作人员利用涉密档案或将档案借出档案室,须经办公室负责人批准。对外提供利用档案,须经机关分管领导批准。 
  利用档案应填写利用档案登记表,并及时反馈利用效果(《档案利用及效果登记表》格式见附件9)。机关档案部门应定期编印档案利用效益汇编,向同级档案行政管理部门报送。
  机关应根据工作需要,编制发文汇集、专题汇集、全宗介绍、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编等资料。
  十一、档案信息化管理
  (一)机关应配备档案工作专用计算机,使用符合国家档案局制发的《档案管理软件功能要求暂行规定》的管理软件,办公自动化软件应具有文件归档功能,为实现文档一体化管理创造条件。机关档案工作人员应熟练掌握计算机及档案管理软件操作技能。
  (二)机关室藏全部档案应建立文件级电子目录数据库,主要业务档案应建立专题数据库,文书和主要业务档案应建立全文数据库。
  (三)文书档案数据库的结构及数据质量应符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》的要求。分批建立的档案数据库应进行合库处理,形成可以统一提供利用的综合数据库。
  电子档案(文件)数据应进行安全备份。离线备份应采用档案行政管理部门认可的一次写光盘和移动硬盘等存储介质。严禁使用软磁盘和U盘备份数据。
  (四)机关应创造条件,通过授权访问方式逐步实行内部网络化档案利用服务。机关内部网上利用档案应符合保密工作规定。机关网站或网页上应按《中华人民共和国政府信息公开条例》规定公布政府公开信息目录及全文。 
  十二、附则
  本规范适用于全省各级机关、团体、具有行政管理职能的事业单位、文化事业单位及其他组织。
  本规范自印发之日起施行,1999年制定的《湖北省机关档案工作业务建设规范》(鄂档〔199930号)和2005年制发的《湖北省机关荣誉室建设指导意见》(鄂档〔200516号)同时废止。湖北省档案局以前发布的业务规定,与本规范不一致的,以本规范为准。
  本规范由湖北省档案局负责解释。
  附件:1.机关档案分类方案、归档范围、保管期限表格式
     2.档案交接文据格式
     3.归档电子文件移交、接收检验登记表格式
     4.机关档案档号编制方法
     5.档案目录格式
     6.档案柜架标签格式
     7.档案库房温湿度测记表格式
     8.档案销毁清册格式
     9.档案利用及效果登记表格式
湖北省机关档案工作业务建设规范(卾档规[2011]6号).doc
      
  
     

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